Tijd structureren

tijd structureren

-under construction –

Keuzes, keuzes, keuzes…

Time-management gaat over keuzes maken. Over mensen die te pas en te onpas je kamer binnen lopen, terwijl je net een rapport aan het maken bent, over bulken mails, overload aan meetings, en alle andere zaken die je tijd opslurpen voordat je ze wel kan besteden.

Punt is dat ik hier heel veel last van heb. Maar niet zichtbaar. Bij tijd en wijlen heb ik een te grote sociale overprikkeling (meeting, enz.), auditieve overprikkeling (sky radio de hele dag aan, terwijl anderen erdoor praten/bellen) en visuele overprikkeling (de inrichting van onze kamer). Wanneer ik dan ook nog die éne persoon met dat afgrijselijke parfum tegen kom, stroomt mijn emmer over. Ik had dit wel eens gemeld bij mijn leidinggevende, maar er gebeurde weinig.  Niet uit onwil. Eerder uit onwetendheid. Aan mij zie je niet dat de nood hoog is. En veranderen, of aanpassen wil mijn leidinggevende best, maar wat moet er dan veranderd of aangepast worden? En ja, ook omdat dat moeite kost, van iedereen. Ik voel mij bezwaard naar anderen om hulp te vragen, doe me liever sterk voor, en dan hebben anderen niet de indruk dat ik te zeer onder een situatie lijd. Tot ik de tip kreeg om iemand binnen de organisatie erbij te betrekken in mijn vraag om verandering. Ik heb toen gelijk de daad bij het woord gevoegd en deze persoon gemaild met de vraag hoe ik kom tot een betere inrichting van mijn werkzaamheden. En toen dacht ik: wat loop ik te zemelen! Maar hij stelde voor om gelijk een afspraak in te plannen. Daar was ik daar blij mee, er moest iets veranderen, en ik kreeg dat zelf niet voor elkaar. Wat vreemd over kan komen, omdat ik andere veranderingen binnen de organisatie juist wel voor elkaar krijg. Maar ook dan ben ik zo kwetsbaar. En om één of andere reden valt dat kwartje niet, hoe kwetsbaar ik ben.  Misschien juist omdat in onze maatschappij het een kracht is om je eigen kwetsbaarheid te voelen.

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – Dwight D. Eisenhower

Tijd structureren: naar een aangepaste agenda

  1. Covey’s kwadrant: activiteiten indelen naar urgentie en belang
  2. Aandachtsspanne en het kanaliseren van informatie-toevoer (selecteren aan de bron)
  3. Inzicht in energiegevende en energievretende taken
  4. Overzicht maken van je energieniveau over de dag en de week

1. Covey’s kwadrant: Urgent is niet belangrijk

Tijd structureren en prioriteren

Generaal Eisenhouwer ontwikkelde een matrix waarin taken gegroepeerd konden worden op basis van urgentie (hoe snel iets moet gebeuren) en belang (hoe belangrijk iets is). Dit idee is later verder uitgewerkt door Covey en het bovenstaande plaatje geeft eigenlijk aan wat welk kwadrant inhoudt:

Covey’s kwadrant:
 Bij autisme:
  1. Urgent en belangrijk zijn zaken die nu moeten gebeuren, zoals deadlines, rapportages die NU geleverd moeten worden, een crisis die moet worden beslecht.
Sommige mensen met autisme zijn deadline-werkers. Daar ben ik er een van. De meesten echter klappen dicht wanneer ze met een strakke deadline te maken krijgen. Daarom is het voor de meeste mensen met autisme verstandig om zo min mogelijk in dit kwadrant te zitten.
  1. Niet urgent en wel belangrijk zijn zaken die belangrijk zijn in je werk, die te maken hebben met het bereiken van je eigen doelen.
Dit is het beste kwadrant om je in te bevinden: je doet je werk, wat van je gevraagd wordt, je doet de dingen die belangrijk zijn voor je job en voor je persoonlijke doelen. Je bent pro-actief, plant, en krijgt gedaan wat er moet gebeuren.
  1. Urgent en niet-belangrijk zijn alle dingen die je afleiden van je werk, zoals sommige telefoontjes, emailtjes tussendoor, mensen die komen binnen lopen en NU dingen van je eisen die eigenlijk niet jouw taak zijn, onbelangrijke vergaderingen. Eigenlijk alles wat je niet helpt om je werk goed te doen of je doelen te bereiken.
En hier gaat het echt mis: dit zijn alle kleine dingen tussendoor die je van je werk af houden:

1. mensen met autisme kunnen moeilijk schakelen, het overgaan van de ene activiteit in de andere activiteit kost veel energie

2. Mensen met autisme zijn vaak minder handig in de sociale communicatie, waardoor ze minder makkelijk ‘nee’ zeggen tegen collega’s die ‘urgente’ dingen vragen Dit kwadrant zou door iedereen met autism gemeden moeten worden.

  1. Niet urgent en niet-belangrijk zijn alle dingen die je afleiden, zoals dagdromen, zaken die je bezig houden, maar waar je niets aan hebt (bijvoorbeeld sommige fieps)
Mensen met autisme zijn geneigd om te blijven ‘hangen’ in details, in informatie die voor anderen weinig ter zake doet. Daarnaast hebben we de neiging om in een onderwerp te duiken wanneer het ons boeit, wanneer we er door gegrepen worden.Deze twee zaken maken dat de kans groot is dat we ergens gedurende de dag worden afgeleid van onze werkzaamheden. Wat kan helpen is:

1. zorgen dat de dingen die ons afleiden onze werkzaamheden verrijken (bijvoorbeeld ‘kies’ ik op mijn werk mijn fieps zo uit, dat ze een bijdrage leveren aan mijzelf en aan mijn team)

2. bewust tijd inplannen om ons te verliezen in details die eigenlijk niet ter zake doen, en daar tevens een tijdlimiet aan verbinden. Zo blijven de “niet-urgente en niet-belangrijke” zaken binnen de perken.

Veel autisme-coaches pleiten ervoor om mensen met autisme alleen werkzaamheden aan te bieden, die zich in het tweede kwadrant bevinden. Van tevoren uitgekozen werkzaamheden, die netjes gepland zijn, en keurig achter elkaar kunnen worden gedaan. Een inrichting van de werkzaamheden waarbij niet zelf gepland hoeft te worden, waarbij niet zelf de prioriteiten hoeven te worden gesteld.

Voor sommige mensen met autisme is dit waarschijnlijk een uitkomst. Zelf moet ik er niet aan denken. Ik houd van pro-actief werken, van prioriteiten stellen, van bedenken hoe mijn werk efficienter kan worden ingericht. Ik houd van time-management. Het is belangrijk om hierin de keuzes te maken die bij je passen, ongeacht of en welke diagnose je hebt.

Verder lezen over hoe je kan prioriteren: op carrieretijger.nl staat onder andere de volgende tekst:

En nu, aan de slag! De prioriteitenmatrix is dus een handig hulpmiddel voor het stellen van de juiste prioriteiten. Hoe werkt het nu in de praktijk?

1. Maak elke dag of elke week een overzicht met alle werkzaamheden die je moet doen.

2. Stel jezelf bij elke taak twee vragen: Is het belangrijk? En: is het urgent? Plaats de taak vervolgens in het bijbehorende kwadrant.

3. Maak een planning voor je werkzaamheden. Hierbij geldt: taken met de hoogste prioriteit (belangrijk én urgent) gaan voor andere taken. Daarna komen de taken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Probeer taken die urgent zijn, maar niet belangrijk over te dragen aan anderen. Doet zich een calamiteit voor, dan moet je de planning gedurende de dag herzien. Denk wel goed na voordat je in actie komt. Vraag jezelf af hoe belangrijk en urgent de taak nou écht is. Wil je er überhaupt tijd aan besteden? Zo ja, welke werkzaamheden blijven dan liggen? Kun je de taak delegeren? Of is er een andere oplossing denkbaar? Word je in je werk veel geconfronteerd met adhocvragen, houd daar dan rekening mee in je planning. Plan de dag niet helemaal vol.

4. Werk de klussen een voor een af en probeer niet vier dingen tegelijk te doen. Vooral als je het druk hebt, is dit van belang, ook al zal je neiging zijn juist dan alles tegelijk te willen doen. Maar dat vergroot de stress en de chaos alleen maar.

Real distractions at work: M&M’s (managers & meetings)

Spanningsboog

Door onderbrekingen kom je moeilijk in de lange spanningsboog of de hoge mentale aandacht, altijd direct alles lezen

DSDensity InterruptedDSDensity ShiftingInformatie doseren

Filteren signalen van buiten: selecteren aan de bron Reserveer tijd waarin je jezelf kan buitensluiten (met een citaat van Erasmus over de wereld buiten sluiten). Bronnen van informatie: email, telefoons, vergaderingen, binnenlopende projectleiders, collega’s, emotionele prikkels, de ruimte waarin we werken, etcetera. Welke filters kunnen helpen? Ad 4: Lean management versus Theory of constraints: zoek de bottleneck en pas daar het proces op aan Ad 5 en 6: Welke dingen ga je doen? Bijvoorbeeld email herinrichten/inbox leeg maken, werkweek anders inplannen, etcetera. Tip: http://www.nuzakelijk.nl/column/3607287/productiviteitstips-doen-achilleshiel-van-alle-goede-voornemens.html

Plus plan van aanpak!!!

Filed under: